Zapier介紹
Zapier跟Make使用經驗比較
設計你的自動化流程

Zapier介紹

Zapier是一家美國軟體公司，以自動化工作流程為產品，用簡單的操作介面、串接7000+常見軟體，包含Google、Slack、ChatGPT等等，降低工作與生活上繁瑣重複性的工作，造福不少沒有程式基礎的工作者👀。

目前(2024年)使用時，Zapier有分四種方案，分別是免費版(Free)、專業版(Professional)、團隊版(Team)和企業版(Enterprise)，差異處直接看官方比較圖會更清楚。
不過，免費版只能使用2個Zaps，例如：收到信(觸發條件)→Slack通知(動作)，就是2個Zaps，而一整個流程就是1個Task。所以，如果牽涉到比較多步驟，還是至少要使用到專業版。

截自Zapier官網的四種方案價格

會認識到Zapier這個服務，是因為工作上被交代自動化任務：希望能降低高度重複性工作的時間。
我原本參考的範本，是來自薩泰爾娛樂成員分享的合約自動化流程，多是關於Google Apps Script與Slack的整合串接，但由於我本人完全不會寫JavaScript😓，在時間壓力下，為了儘早交出進度，在與ChatGPT來回對話，發現它推薦Zapier這個服務，一番研究後，就決定果斷放棄整個流程用Apps Scripts寫的念頭。

Zapier與Make使用經驗比較

市面上還有其他類似Zapier的自動化流程工具，比較常拿來被比較的就是Make(前身Integromat)。基於實驗精神(被主管指定可以用用看)，我在執行專案期間也有試用過Make的功能，以下是我實際體驗過後的簡單比較表：

網路上有蠻多更詳細的比較，或是ChatGPT整理的也不錯。不過我自己用下來的實際感覺是，雖然Zapier價格比較貴一些，但對於第一次接觸自動化流程的工作者，可以先從Zapier上手後，再去使用Make會比較合適。原因是Make功能多、不過部分會需要有一定的程式語言基礎(例如google信件部分，會需要寫html語法)，如果是新手如我，就在一些步驟中卡關了非常久，問內建AI還有次數限制、而ChatGPT有時也不太懂我卡關的點在哪，就會很挫折。

總而言之，我的Make流程只做到了傳送Slack通知和信件(只有文字、無法附上附件)，在卡關近2周沒有新進度後，我決定回去使用Zapier😅。

設計你的自動化流程

Step.1 了解目前工作流程及痛點

在動手設計流程之前，首先的基本重點，是必須了解目前工作流程中，有哪些步驟可以被自動化，或是業務負責人的痛點，像是「需要每周或每天定期去檢視，但一忙碌起來可能會被擱置或遺忘的業務」，例如：查看指定信件、進行人工信件回覆，像這樣的步驟，就很值得被自動化。

Step.2 繪製流程圖

於是我先使用Miro來繪製出工作流程，並詢問業務負責人本人，看他工作的步驟是否如同我理解的一樣。

公司的職福會服務表單流程

Step.3 設計流程、與ChatGPT討論

有了圖像化的流程後，就可以開始進行流程設計。在這次的專案中，需要被解決的是

1. 需要在茫茫信件中撈到指定標題信件，確認內容後人工寄出。
2. 信件專屬感(屬名需要稱呼對方公司，或窗口名稱) 。
3. 因為需要紀錄不同公司網址點擊次數，每封信件提供的網址會不一樣 。
4. 信件需要附上圖片檔案，供對方參考。

根據以上脈絡，我可以知道自動化流程大概會是：

收到指定標題gmail信件(觸發條件)→發送一個Slack通知到指定頻道→擷取信件中表單填寫者的公司名/公司信箱/編號→在google雲端中撈到指定圖片檔案→隔兩個工作天→以公司用信箱寄出gmail信件。

接著我把整個流程丟給ChatGPT，它會生成一個建議的步驟，而在自己動手操作遇到困難時，我會與ChatGPT來回討論我遇到的狀況，整體處理起來效率蠻不錯的。

Step.4 測試流程順暢度

在每個步驟，Zapier都會給予你測試的機會，可以檢查是否有可以修改的地方。當整個流程設計得差不多時，就可以來進行測試，於是我填了公司表單來檢視流程是否順暢。

【小插曲】

在這個過程中，比較特別的是，我原本是希望自行分配固定英文+數字給不同公司作為網址用，例如A公司會是company001，B公司是company002，等於我會有一份google sheet清單表依序分配，Zapier會先判定這個編號是否已經使用，要欄位是「未使用」的第一個才能分配給新公司。但因為請同事測試時，發現同時間填寫表單，系統無法正確分配不同編號給兩個人(我猜可能與即時性有關)，便必須進行流程改善。

原本很苦惱，但後來靈機一動想到，公司使用的Surveycake表單，其實有內建亂數編號功能，如果讓每個填寫的公司在填寫當下就獲得一個編號、並能顯示在表單回覆中，這樣處理更加方便。

Step.5 正式上線

最後測試完成就是正式上線啦🎉！少了人工處理回信+人工生產網址，應該有節省同事至少20%的工作時間。

最終成果

因為有ChatGPT的助攻，整個流程含測試大約只花了我七個工作天左右，也發現這種No-Code工具非常好玩有趣，這種一步步完成的過程很有成就感(就跟寫程式一樣XD)。

這次的專案算是第一次碰自動化流程工具，因為覺得它很方便操作+有趣，重點是能提升工作效率，所以在後續又做了一個關於Google Sheet更新的提醒機器人😆。Google Apps Script(觸發條件)→Slack通知

此外也發想了一些情境例如活動檔期專案管理、ChatGPT問答應用(需要ChatGPT API)等，哪天有工作或生活上的需求時，再來玩玩看！😉